En bref:

Voici la constitution du CÉD

Constitution du Comité des étudiant(e)s diplômé(e)s — Société historique du Canada

Adoptée le 28 mai 2007

1. Nom

Cette association portera le nom de Comité des étudiant(e)s diplômé(e)s (CÉD) de la Société historique du Canada (SHC), ou Graduate Students' Committee (GSC) of the Canadian Historical Association (CHA).

2. Buts

Le CÉD aura comme but de promouvoir les intérêts des étudiants et des étudiantes diplômés membres de la SHC, notamment auprès de la SHC. Le CÉD cherchera à favoriser la solidarité de la communauté des étudiants et étudiantes diplômés en histoire au Canada. Le CÉD offrira un forum pour la discussion des questions qui les concernent.

3. Associations

Le CÉD sera un sous-comité de la Société historique du Canada.

4. Membres

Tous les étudiants diplômés qui sont membres en règel (cotisants) de la SHC seront considérés membres du CÉD. Puisque le CÉD oeuvre au nom de tous les étudiants diplômés en histoire au Canada, il accueillera également la contribution et la participation des non-membres.

5. Langue

Le CÉD sera une organisation bilingue anglais-français et par conséquent fera tout son possible pour assurer que les besoins des deux groupes linguistiques soient satisfaits.

6. Exécutif

L'exécutif du CÉD sera composé de deux co-président(e)s, d'un trésorier ou d'une trésorière, d'un(e) webmestre et d'un(e) chargé(e) de la liaison avec la SHC.

Tous les membres de l'exécutif auront un mandat de deux ans. En général, aucun membre ne siégera au même poste pour plus d'un mandat.

Tous les membres de l'exécutif devront être membres en règel de la SHC.

6.1. Co-président(e)s

Les co-président(e)s dirigeront les affaires du CÉD (recrutement des représentants étudiants, supervision de la mise à jour du site Web, communication des renseignements importants aux membres). Ils identifieront et s'attaqueront aux dossiers qui concernent les étudiants diplômés en histoire. Les co-président(e)s veilleront à la mise en oeuvre des résolutions des membres.

Les co-président(e)s dirigeront l'assemblée générale annuelle (AGA) du CÉD. La présence d'au moins un(e) co-président(e) est attendue; autrement, le ou la chargé(e) de liaison avec la SHC dirigera l'assemblée. Avant l'AGA, les co-présidents distribueront une copie de l'ordre du jour, ainsi que du procès-verbal de l'AGA précédente, par l'entremise de la liste de distribution électronique. Après l'AGA, les co-président(e)s dresseront le rapport de la réunion et un plan d'action pour l'année à venir. Ils publieront ces documents à l'automne dans un bulletin distribué par voie électronique.

Afin d'assurer une mémoire institutionnelle, les co-président(e)s constitueront un dossier documentant les affaires du CÉD pendant la durée de leur mandat. Lorsque leur mandat viendra à terme, ils devront remettre ce dossier aux co-président(e)s en fonction.

Les co-président(e)s en fonction seront invités à présenter leur candidature au poste de chargé(e) de la liaison étudiante avec la SHC.

6.2. Trésorier ou trésorière

Le trésorier ou la trésorière gérera et documentera les activités financièers du CÉD. Il ou elle renseignera les membres sur l'état financier de l'association et soumettra des comptes écrits aux membres lors de l'AGA. Si le trésorier ou la trésorière ne peut s'y présenter, il ou elle devra faire parvenir son rapport écrit aux co-président(e)s avant la rencontre.

Les fonds du CÉD seront placés dans un compte bancaire au nom du Comité des étudiant(e)s diplômé(e)s. Les chéques n'exigeront que la signature du trésorier ou de la trésorière, mais toute dépense devra être approuvée par l'ensemble de l'exécutif. Si possible, les dépenses projetées seront communiquées aux membres par l'entremise de la liste de distribution afin d'inviter leurs commentaires.

Le trésorier ou la trésorière tiendra un dossier documentant les affaires financièers du CÉD pendant la durée de son mandat et le transmettra à son rempla&ecedil;ant.

6.3. Webmestre

Le ou la webmestre entretiendra et mettra à jour le site Web du CÉD en collaboration avec les co-président(e)s.

6.4. Liaison étudiante avec la SHC

La liaison fera valoir la perspective des étudiant(e)s diplômé(e)s auprès du Conseil de la SHC et, de manière plus générale, assurera la communication entre le CÉD et la SHC.

En tant que membre du Conseil de la SHC, la liaison devra prendre part à deux réunions par année, l'une à Ottawa en automne et l'autre au Congrès au printemps (les frais de transport seront remboursés par la SHC). La liaison siègera normalement sur un ou quelques comités de la SHC.

Il est attendu que la liaison produise un article sur les questions qui concernent les étudiants au Bulletin de la SHC, habituellement publié trois fois l'an.

7. Représentants départementaux

Le CÉD tiendra à jour une liste de représentants dans tous les départements qui offrent des programmes de deuxième ou troisième cycles en histoire aux fins de communication et de promotion. Les noms et adresses électroniques de ces individus seront publiés sur le site Web du CÉD.

8. Assemblée générale annuelle

L'assemblée générale annuelle sera tenue chaque année, lors du congrès de la Société historique du Canada, au Congrès des sciences humaines.

9. Communications

Le CÉD entretiendra un site Web dans le but de diffuser des renseignements pertinents aux études de deuxième et troisième cycles en histoire.

Il gérera également une liste de distribution électronique (list-serv) afin de communiquer avec ses membres et d'offrir un forum de discussion aux étudiant(e)s diplômé(e)s.

10. Élections

Tous les postes exécutifs ont une durée de deux ans. Les mandats correspondent à des échéanciers variables, tels que décrits sur le site Web.

Les élections auront généralement lieu avant le congrès de la SHC, de sorte que les nouveaux membres de l'exécutif puissent être présentés lors de l'AGA.

10.1. Processus électoral

Les co-président(e)s assureront la coordination des élections avec la collaboration de l'adjointe administrative de la SHC.

(1) Au moins deux mois avant l'élection, les co-président(e)s inviteront les candidatures par l'entremise de la liste de distribution électronique, de H-Canada et H-Grad, ainsi que des représentants départementaux. Cette invitation annoncera les délais prescrits pour la mise en candidature et le vote et décrira le processus électoral.

(2) Les personnes désirant pourvoir aux postes annoncées poseront leur candidature en faisant parvenir une courte introduction personnelle au webmestre du CÉD qui affichera ensuite cette information sur le site web du CÉD.

(3) Lorsque le délai prévu pour la mise en candidature viendra à échéance, le webmestre créera un bulletin de vote imprimable pour chaque poste contesté. Si la Société historique du Canada rend disponible le vote électronique, le vote devra se tenir en ligne selon les nouvelles procédures établies. Ces procédures devront respecter l'identité secrète du votant et nécessiteront également des dispositifs antifraudes.

(4) Les membres seront invités à consulter les introductions personnelles des candidat(e)s, à imprimer le ou les bulletins de vote, à les remplir, puis à les envoyer par la poste à l'adjointe administrative de la SHC, aux bureaux de la SHC à Ottawa. Si un système de vote électronique est en application, le vote se tiendra de manière électronique sur un site particulier.

(5) De manière générale, la date limite de la période de vote sera fixée à non moins d'une semaine avant le congrès de la SHC afin que l'adjointe administrative ait le temps de dépouiller les bulletins. De sorte à encourager la participation électorale, on permettra aussi aux membres de voter lors de l'AGA.

(6) Les bulletins remis en personne seront dépouillés sur le champ, ajoutés à ceux reçus par la poste, et le ou les gagnant(e)s seront annoncés.

Les candidat(e)s seront élus à la majorité simple.

Seuls les membres en règle de la SHC pourront voter.

Si une seule personne pose sa candidature pour une poste, ou si la compétition se désiste, cette première sera élue par acclamation.

Si personne ne répond à l'invitation aux candidatures initiale, les co-président(e)s soumettront une nouvelle invitation, ayant révisé les dates limites. Si personne ne se porte volontaire, les co-président(e)s pourront inviter un particulier à accepter le poste.

10.2 Élection de la liaison étudiante

La liaison étudiante est un membre à part entière du Conseil de la SHC et, par conséquent, doit être élue par l'ensemble des membres de la SHC. Parce que les dispositions de la SHC exigent que l'élection soit compétitive, le CÉD soumettra deux noms pour ce poste, normalement ceux des deux co-président(e)s en fonction. Si l'un des co-président(e)s ne veut pas se présenter, l'exécutif proposera le nom d'un remplaçant convenable.

11. Constitution

Cette constitution sera affichée sur le site Web du CÉD et distribuée à la discrétion de l'exécutif.

Tout membre du CÉD pourra présenter un amendement ou une révision à cette constitution. Toute motion à cet effet devra être annoncée par l'entremise de la liste de distribution électronique au moins cinq jours avant l'AGA, afin de permettre une discussion. Les motions dûment annoncées pourront alors être présentées lors de l'AGA. Elles seront approuvées par une majorité de deux tiers, à condition qu'un quorum de dix soit atteint.